ADMINISTRAÇÃO APLICADA IV

AS ORGANIZAÇÕES COMO SISTEMAS E SUAS INTER-RELAÇÕES COM O AMBIENTE

Sistema é, basicamente, um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, juntas, formam um todo unitário com determinado objetivo e exercendo determinada função.

Sistema

Representa um conjunto de elementos ou recursos que, ao pertencerem a um mesmo ambiente, se relaciona (interagem) de forma interdependente (de influência mútua), provocando um ou mais resultados (positivos ou negativos).

Elementos componentes de um sistema

·      Entrada ou insumo (input).

·      Processamento ou transformador (throughput).

·      Saída, resultado ou produto (output).

Tipos de sistemas

·      Sistemas fechados: não apresentam intercâmbio com o meio ambiente que o circunda.

·      Sistemas abertos: apresentam relação de intercâmbio com o ambiente, através de entradas e saídas.

Retroalimentação, feedback ou equilíbrio dinâmico:

·      Capacidade adaptativa dos sistemas abertos de se ajustarem constantemente às condições impostas pelo ambiente.

·      Evita a entropia (autodestruição) do sistema.

·      Representa um processo homeostático (“equilíbrio da temperatura do corpo”), também chamado de entropia negativa.

A complexidade do sistema organizacional

É a base do enfoque sistêmico na administração e indica um grande número de problemas e variáveis com as quais a organização e seus administradores devem enfrentar.

As organizações como sistema aberto

·      Todas as organizações são sistemas abertos compostos de recursos que perseguem objetivos.

·      As organizações são sistemas sociotécnicos (compostos por elementos mecânicos e orgânicos/sociais).

Características das organizações como sistemas abertos

·      Apresentam comportamento probabilístico e não-determinístico.

·      São partes de um sistema maiores e constituídas de partes menores.

·      Apresenta interdependência das partes.

·      Possui um processo de homeostasia ou “estado firme”.

·      Apresentam fronteiras e limitações com o ambiente.

·      Possui um processo de morfogênese (capacidade de mutação).

Premissas mais importantes do enfoque sistêmico

·      A natureza do sistema é definida pelo observados.

·      O observador tem que enxergar sistemicamente (visão integrada) o problema e suas variáveis.

Eficiência e eficácia

Representa os principais critérios para medir e avaliar o desempenho das organizações e de seus administradores.

Eficiência

·      Relação entre recursos disponíveis e sua melhor utilização, com menor emprego de tempo e custos.

·      Relação entre esforço e resultado.

·      É a antítese do desperdício.

Eficácia

·      Relação entre os objetivos pretendidos e sua efetivação

·      É um conceito de sucesso, desempenho e sobrevivência.

·      Pode variar em função do ambiente a que pertence a organização.

·      Varia com o tempo, pois o ambiente é mutável.

Competitividade

·      Representa a capacidade das organizações de serem mais eficazes que seus concorrentes.

·      Fator de sobrevivência organizacional e de perpetuação de seu negócio.

Principais vantagens competitivas

·      Qualidade.

·      Custo Baixo (eliminação de desperdício, racionalização do trabalho e redes de processos).

·      Velocidade (redução de tempo de ciclo e chegada ao mercado).

·      Inovação.

·      Flexibilidade.

Critérios de eficácia organizacional

·      Parâmetros financeiros (lucratividade organizacional).

·      Produtividade.

·      Crescimento (participação de mercado).

·      Satisfação do cliente.

·      Qualidade e diminuição de custos pertinentes.

·      Flexibilidade e velocidade de resposta aos interesses de seus stakeholders.

·      Crescimento e satisfação dos funcionários.

·      Aceitação social (imagem e reputação).

Efetividade

Constância de resultados e desempenho.

Produtividade

·      Relação entre recursos utilizados e resultados obtidos.

·      É empregada para avaliar a eficiência de um sistema.

·      É um sinônimo de eficiência.

Stakeholders

·      São as pessoas e as organizações que exercem influência direta sobre o desempenho das organizações.

·      São os grupos internos ou externos a organização que possuem algum interesse nela, normalmente incluem funcionários, clientes, gerentes, dirigentes, investidores, concorrentes, fornecedores, credores, acionistas, mídia, órgãos governamentais, determinados grupos ou entidades sociais, etc.

Ambiente

·      Forças e instituições externas a organização que podem afetar o seu desempenho.

·      O dado fundamental para se entender o ambiente de uma organização é que ele cria em certeza potencial.

Incerteza ambiental

·      Caracteriza o mundo que a maioria das organizações enfrenta atualmente.

·      Uma vez que a incerteza é uma ameaça a eficácia de uma organização, a administração tentará limitar essa incerteza por meio de atividades como pesquisa de mercado, publicidade, planejamento, formação de lobbies, benchmarking e criação de empreendimentos conjuntos com outras empresas.

Dimensões ambientais que promovem incertezas:

·      Capacidade ambiental: refere-se ao grau em que o ambiente pode sustentar o crescimento organizacional.

·      Velocidade de mudança: refere-se ao grau de mudança imprevisível criando um ambiente dinâmico.

·         Complexidade ambiental: refere-se ao grau de heterogeneidade e concentração entre os elementos/variáveis ambientais.

Obs: Dependendo do grau de intensidade das dimensões acima citadas, o ambiente pode apresentar-se mais ou menos incerto.

Influências do ambiente organizacional

·      Influências tecnológicas.

·      Influências sociais.

·      Influências econômicas.

·      Influências políticas.

·      Entre outras.

As dimensões do ambiente organizacional

·      Ambiente imediato (interfere na eficácia organizacional): mercado, cliente, concorrente, fornecedores, distribuidores, sindicatos, etc.

·      Macroambiente (interfere em todas as organizações): tecnologia, ecologia, legislação, economia, demografia, cultura, etc.

Ambientes que influenciam o funcionamento das organizações

·      Ambiente externo (abrangência ampla, direta e/ou indireta);

·      Ambiente interno;

·      Ambiente cultural;

·      Ambiente ético de negócios.

Obs.: Todos os ambientes citados são mutáveis e variam com a época, o local e a cultura.

Tipos de ambientes

Ambiente externo

Ambiente geral ou macroambiente: ambiente que afeta todas as organizações, independentemente de tamanho, ramo, estrutura, etc. Podendo ser:

·      Econômico;

·      Social;

·      Político ou organizacional;

·      Legal;

·      Tecnológico cultural.

Ambiente operacional ou microambiente: ambiente de implicação específica no desempenho de organização. Podendo ser:

·      Clientes;

·      Concorrentes diretos

·      Fornecedores;

·      Distribuidores;

·      Concorrentes indiretos (substituto);

·      Mão–de–obra disponível.

Ambiente interno

Ambiente de implicação imediata e específica na administração da organização. Podendo ser:

·      Recursos financeiros;

·      Recursos materiais/produção;

·      Recursos tecnológicos;

·      Recursos humanos;

·      Estrutura organizacional;

·      Administração do mix de marketing.

Os ambientes externos de negócios

·      Fatores sociais: status demográfico e tendências (idade, sexo, migração, etc.).

·      Ética no trabalho e valores culturais (importância dada ao trabalho por cada indivíduo): interfere diretamente na dedicação, lealdade e comprometimento dos envolvidos.

Obs.: Podem variar em função do estilo ou da qualidade de vida desejado.

Podem variar em função das necessidades familiares.

Podem variar em função das oportunidades de crescimento profissional e pessoal.

·      Valores culturais: variam em relação a diferentes regiões e diferentes países.

·      Fatores políticos: legislação (ambiental, trabalhista, aduaneira, etc.).

·      Fatores econômicos:

Ø Economia (recessão, estabilidade ou crescimento econômico).

Ø Concorrência e fornecedores.

Ø Clientela (atentar à utilidade de lugar, utilidade de tempo e utilidade de forma dos

produtos ou serviços; definir mercado-alvo; perfil demográfico; comportamento do consumidor e o perfil psicográfico).

·      Fatores tecnológicos (efeitos rápidos e dramáticos nos negócios):

Ø Processo inovador (como a tecnologia é desenvolvida na empresa pela área de

P&D, de forma evolutiva ou revolucionária).

Ø Processo de transferência de tecnologia (gera um processo de inovação e

resistência, para diminuir a resistência de ser introduzida de forma progressiva ou

incremental).

Ø Tecnologia de ponta (atentar à real necessidade da mesma, sua relação

custo/benefício e sua afinidade com o processo atual).

Tecnologia

·      Aplicação de conhecimento à produção de um bem ou à prestação de um serviço.

·      Objetivo (competitividade, sobrevivência e perpetuação do negócio).

·      Como obter tecnologia?

Ø  Comprando.

Ø  Trocando.

Ø  Desenvolvendo.

Ø  Imitando.

Tipos de tecnologia

·      Tecnologia de produto (projeto do produto).

·      Tecnologia de processo (como fazer).

Mudanças provocadas pela tecnologia

·      Mudanças nas relações de tempo e espaço.

·      Mudanças no perfil dos recursos humanos.

·      Transformação dos negócios e no fluxo de trabalho.

Os ambientes internos de negócios (os recursos organizacionais)

·      Recursos financeiros (lucros retidos, capital de terceiros e capital social).

·      Recursos físicos.

·      Recursos humanos (recrutamento, treinamento, alocação e manutenção).

·      Recursos tecnológicos.

Sondagem ambiental

·         Triagem de grandes quantidades de informação para detectar tendências emergentes, monitoração das ações dos demais e criação de um conjunto de cenários.

Ferramentas de sondagem ambiental

·         Inteligência competitiva: ferramenta de sondagem ambiental que procura informações básicas sobre os concorrentes.

·         Desenvolvimento de cenários: ferramenta que visa a criação de uma visão consistente sobre como tende a ser o futuro.

·         Previsão de resultados quantitativos: ferramenta que utiliza um conjunto de regras matemáticas aplicadas a uma série de dados passados para prever resultados futuros.

·         Previsão de receita: ferramenta que utiliza o estudo sobre como serão as receitas futuras da organização.

·         Previsão tecnológica: ferramenta que utiliza a previsão de mudanças na tecnologia e no quadro temporal em que as novas tecnologias tenderão a ser economicamente viáveis.

·         Previsão qualitativa: ferramenta que utiliza o uso de avaliação e opiniões de indivíduos experientes na previsão de resultados futuros.

·         Benchmarking: ferramenta que utiliza a prática de comparar, por meio de algum parâmetro mensurável, o desempenho de uma operação fundamental da empresa com uma operação semelhante em outras organizações. 

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Vídeo bastante interessante sobre a organização, sistema e métodos, da aula Sistema de Informação Gerencial (SIG), pela Christiane e Delson.