ADMINISTRAÇÃO APLICADA IV

AS ORGANIZAÇÕES COMO SISTEMAS E SUAS INTER-RELAÇÕES COM O AMBIENTE

Sistema é, basicamente, um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, juntas, formam um todo unitário com determinado objetivo e exercendo determinada função.

Sistema

Representa um conjunto de elementos ou recursos que, ao pertencerem a um mesmo ambiente, se relaciona (interagem) de forma interdependente (de influência mútua), provocando um ou mais resultados (positivos ou negativos).

Elementos componentes de um sistema

·      Entrada ou insumo (input).

·      Processamento ou transformador (throughput).

·      Saída, resultado ou produto (output).

Tipos de sistemas

·      Sistemas fechados: não apresentam intercâmbio com o meio ambiente que o circunda.

·      Sistemas abertos: apresentam relação de intercâmbio com o ambiente, através de entradas e saídas.

Retroalimentação, feedback ou equilíbrio dinâmico:

·      Capacidade adaptativa dos sistemas abertos de se ajustarem constantemente às condições impostas pelo ambiente.

·      Evita a entropia (autodestruição) do sistema.

·      Representa um processo homeostático (“equilíbrio da temperatura do corpo”), também chamado de entropia negativa.

A complexidade do sistema organizacional

É a base do enfoque sistêmico na administração e indica um grande número de problemas e variáveis com as quais a organização e seus administradores devem enfrentar.

As organizações como sistema aberto

·      Todas as organizações são sistemas abertos compostos de recursos que perseguem objetivos.

·      As organizações são sistemas sociotécnicos (compostos por elementos mecânicos e orgânicos/sociais).

Características das organizações como sistemas abertos

·      Apresentam comportamento probabilístico e não-determinístico.

·      São partes de um sistema maiores e constituídas de partes menores.

·      Apresenta interdependência das partes.

·      Possui um processo de homeostasia ou “estado firme”.

·      Apresentam fronteiras e limitações com o ambiente.

·      Possui um processo de morfogênese (capacidade de mutação).

Premissas mais importantes do enfoque sistêmico

·      A natureza do sistema é definida pelo observados.

·      O observador tem que enxergar sistemicamente (visão integrada) o problema e suas variáveis.

Eficiência e eficácia

Representa os principais critérios para medir e avaliar o desempenho das organizações e de seus administradores.

Eficiência

·      Relação entre recursos disponíveis e sua melhor utilização, com menor emprego de tempo e custos.

·      Relação entre esforço e resultado.

·      É a antítese do desperdício.

Eficácia

·      Relação entre os objetivos pretendidos e sua efetivação

·      É um conceito de sucesso, desempenho e sobrevivência.

·      Pode variar em função do ambiente a que pertence a organização.

·      Varia com o tempo, pois o ambiente é mutável.

Competitividade

·      Representa a capacidade das organizações de serem mais eficazes que seus concorrentes.

·      Fator de sobrevivência organizacional e de perpetuação de seu negócio.

Principais vantagens competitivas

·      Qualidade.

·      Custo Baixo (eliminação de desperdício, racionalização do trabalho e redes de processos).

·      Velocidade (redução de tempo de ciclo e chegada ao mercado).

·      Inovação.

·      Flexibilidade.

Critérios de eficácia organizacional

·      Parâmetros financeiros (lucratividade organizacional).

·      Produtividade.

·      Crescimento (participação de mercado).

·      Satisfação do cliente.

·      Qualidade e diminuição de custos pertinentes.

·      Flexibilidade e velocidade de resposta aos interesses de seus stakeholders.

·      Crescimento e satisfação dos funcionários.

·      Aceitação social (imagem e reputação).

Efetividade

Constância de resultados e desempenho.

Produtividade

·      Relação entre recursos utilizados e resultados obtidos.

·      É empregada para avaliar a eficiência de um sistema.

·      É um sinônimo de eficiência.

Stakeholders

·      São as pessoas e as organizações que exercem influência direta sobre o desempenho das organizações.

·      São os grupos internos ou externos a organização que possuem algum interesse nela, normalmente incluem funcionários, clientes, gerentes, dirigentes, investidores, concorrentes, fornecedores, credores, acionistas, mídia, órgãos governamentais, determinados grupos ou entidades sociais, etc.

Ambiente

·      Forças e instituições externas a organização que podem afetar o seu desempenho.

·      O dado fundamental para se entender o ambiente de uma organização é que ele cria em certeza potencial.

Incerteza ambiental

·      Caracteriza o mundo que a maioria das organizações enfrenta atualmente.

·      Uma vez que a incerteza é uma ameaça a eficácia de uma organização, a administração tentará limitar essa incerteza por meio de atividades como pesquisa de mercado, publicidade, planejamento, formação de lobbies, benchmarking e criação de empreendimentos conjuntos com outras empresas.

Dimensões ambientais que promovem incertezas:

·      Capacidade ambiental: refere-se ao grau em que o ambiente pode sustentar o crescimento organizacional.

·      Velocidade de mudança: refere-se ao grau de mudança imprevisível criando um ambiente dinâmico.

·         Complexidade ambiental: refere-se ao grau de heterogeneidade e concentração entre os elementos/variáveis ambientais.

Obs: Dependendo do grau de intensidade das dimensões acima citadas, o ambiente pode apresentar-se mais ou menos incerto.

Influências do ambiente organizacional

·      Influências tecnológicas.

·      Influências sociais.

·      Influências econômicas.

·      Influências políticas.

·      Entre outras.

As dimensões do ambiente organizacional

·      Ambiente imediato (interfere na eficácia organizacional): mercado, cliente, concorrente, fornecedores, distribuidores, sindicatos, etc.

·      Macroambiente (interfere em todas as organizações): tecnologia, ecologia, legislação, economia, demografia, cultura, etc.

Ambientes que influenciam o funcionamento das organizações

·      Ambiente externo (abrangência ampla, direta e/ou indireta);

·      Ambiente interno;

·      Ambiente cultural;

·      Ambiente ético de negócios.

Obs.: Todos os ambientes citados são mutáveis e variam com a época, o local e a cultura.

Tipos de ambientes

Ambiente externo

Ambiente geral ou macroambiente: ambiente que afeta todas as organizações, independentemente de tamanho, ramo, estrutura, etc. Podendo ser:

·      Econômico;

·      Social;

·      Político ou organizacional;

·      Legal;

·      Tecnológico cultural.

Ambiente operacional ou microambiente: ambiente de implicação específica no desempenho de organização. Podendo ser:

·      Clientes;

·      Concorrentes diretos

·      Fornecedores;

·      Distribuidores;

·      Concorrentes indiretos (substituto);

·      Mão–de–obra disponível.

Ambiente interno

Ambiente de implicação imediata e específica na administração da organização. Podendo ser:

·      Recursos financeiros;

·      Recursos materiais/produção;

·      Recursos tecnológicos;

·      Recursos humanos;

·      Estrutura organizacional;

·      Administração do mix de marketing.

Os ambientes externos de negócios

·      Fatores sociais: status demográfico e tendências (idade, sexo, migração, etc.).

·      Ética no trabalho e valores culturais (importância dada ao trabalho por cada indivíduo): interfere diretamente na dedicação, lealdade e comprometimento dos envolvidos.

Obs.: Podem variar em função do estilo ou da qualidade de vida desejado.

Podem variar em função das necessidades familiares.

Podem variar em função das oportunidades de crescimento profissional e pessoal.

·      Valores culturais: variam em relação a diferentes regiões e diferentes países.

·      Fatores políticos: legislação (ambiental, trabalhista, aduaneira, etc.).

·      Fatores econômicos:

Ø Economia (recessão, estabilidade ou crescimento econômico).

Ø Concorrência e fornecedores.

Ø Clientela (atentar à utilidade de lugar, utilidade de tempo e utilidade de forma dos

produtos ou serviços; definir mercado-alvo; perfil demográfico; comportamento do consumidor e o perfil psicográfico).

·      Fatores tecnológicos (efeitos rápidos e dramáticos nos negócios):

Ø Processo inovador (como a tecnologia é desenvolvida na empresa pela área de

P&D, de forma evolutiva ou revolucionária).

Ø Processo de transferência de tecnologia (gera um processo de inovação e

resistência, para diminuir a resistência de ser introduzida de forma progressiva ou

incremental).

Ø Tecnologia de ponta (atentar à real necessidade da mesma, sua relação

custo/benefício e sua afinidade com o processo atual).

Tecnologia

·      Aplicação de conhecimento à produção de um bem ou à prestação de um serviço.

·      Objetivo (competitividade, sobrevivência e perpetuação do negócio).

·      Como obter tecnologia?

Ø  Comprando.

Ø  Trocando.

Ø  Desenvolvendo.

Ø  Imitando.

Tipos de tecnologia

·      Tecnologia de produto (projeto do produto).

·      Tecnologia de processo (como fazer).

Mudanças provocadas pela tecnologia

·      Mudanças nas relações de tempo e espaço.

·      Mudanças no perfil dos recursos humanos.

·      Transformação dos negócios e no fluxo de trabalho.

Os ambientes internos de negócios (os recursos organizacionais)

·      Recursos financeiros (lucros retidos, capital de terceiros e capital social).

·      Recursos físicos.

·      Recursos humanos (recrutamento, treinamento, alocação e manutenção).

·      Recursos tecnológicos.

Sondagem ambiental

·         Triagem de grandes quantidades de informação para detectar tendências emergentes, monitoração das ações dos demais e criação de um conjunto de cenários.

Ferramentas de sondagem ambiental

·         Inteligência competitiva: ferramenta de sondagem ambiental que procura informações básicas sobre os concorrentes.

·         Desenvolvimento de cenários: ferramenta que visa a criação de uma visão consistente sobre como tende a ser o futuro.

·         Previsão de resultados quantitativos: ferramenta que utiliza um conjunto de regras matemáticas aplicadas a uma série de dados passados para prever resultados futuros.

·         Previsão de receita: ferramenta que utiliza o estudo sobre como serão as receitas futuras da organização.

·         Previsão tecnológica: ferramenta que utiliza a previsão de mudanças na tecnologia e no quadro temporal em que as novas tecnologias tenderão a ser economicamente viáveis.

·         Previsão qualitativa: ferramenta que utiliza o uso de avaliação e opiniões de indivíduos experientes na previsão de resultados futuros.

·         Benchmarking: ferramenta que utiliza a prática de comparar, por meio de algum parâmetro mensurável, o desempenho de uma operação fundamental da empresa com uma operação semelhante em outras organizações. 

_____________________________________________________________________________

Vídeo bastante interessante sobre a organização, sistema e métodos, da aula Sistema de Informação Gerencial (SIG), pela Christiane e Delson.

ADMINISTRAÇÃO APLICADA III

AS ORGANIZAÇÕES COMO GRUPOS DE PESSOAS

As organizações são formadas por “regras” que todos os membros da mesma devem seguir e adotar como diretrizes e premissas para guiar seu trabalho.

Cultura organizacional

·      Sistema de significados partilhados pelos membros de uma organização distinguindo-a das outras.

·      Normas de conduta, crenças, hábitos e valores de um povo, em um determinado local e em um determinado momento histórico.

·      Transmissível e renovável.

·      Pode conflitar com a legislação oficial da organização.

·      Pode definir aspectos da vida organizacional.

Obs.: É o aspecto de “significados comuns” da cultura que faz dela um poderoso dispositivo para orientar e moldar o comportamento dentro da organização.

Características básicas que, em conjunto, compõe a cultura de uma organização

·      Inovação e ousadia: o grau em que os funcionários são incentivados a serem inovadores e a correrem risco.

·      Atenção ao detalhe: o grau em que se espera que os funcionários demonstrem precisão, análise e atenção aos detalhes.

·      Busca de resultados: o grau em que a administração se concentra mais em resultados ou efeitos do que nas técnicas e processos utilizados para alcançar esses resultados.

·      Concentração das pessoas: o grau em que as decisões da administração levam em consideração o efeito dos resultados sobre o pessoal da organização.

·      Orientação para equipe: o grau em que as atividades de trabalho são organizadas mais em torno das equipes do que em torno de indivíduos.

·      Agressividade: o grau em que as pessoas são mais agressivas e competitivas do que contemporizadoras.

·      Estabilidade: o grau em que as atividades organizacionais enfatizam a manutenção do status quo em oposição ao crescimento.

Obs.: Cada uma destas características existe em um continuum, variando muito de empresa para empresa.

Tipos de culturas organizacionais

Reconhecer que a cultura organizacional possui características comuns não significa, porém, que não possa haver subculturas em toda cultura considerada.

·      Cultura forte: cultura cujos valores centrais são intensamente definidos e  

amplamente compartilhados, onde surgirá um alto grau de comunhão de valores no ambiente interno e de elevado controle comportamental.

Fatores negativos de uma cultura forte

·      Em função do processo de seleção e socialização organizacional, definido para fortalecer a cultura organizacional vigente, estes acabam por criar uma barreira real à obtenção de diversidade da força de trabalho e ao aproveitamento de seus benefícios.

·      A cultura forte exerce considerável pressão para que os funcionários se conformem. Elas limitam a gama de valores e estilos aceitáveis, criando um dilema: contratar indivíduos heterogêneos por causa das vantagens alternativas que essas pessoas trazem para o local de trabalho e abdicar de comportamentos e habilidades heterogêneas oriundas da diversidade cultural.

Subculturas organizacionais

·      Cultura dominante: sistema que expressa os valores centrais comuns a uma maioria de membros da organização. Quando falamos sobre a cultura de uma organização, estamos nos referindo à cultura dominante.

·      Subculturas: miniculturas dentro de uma organização, normalmente definidas por nomes de departamentos e separação geográfica. Essa subcultura incluirá os valores centrais da cultura dominante além de outros exclusivos aos membros do departamento em questão.

·      Valores centrais: valores básicos ou dominantes aceitos em toda a organização.

Cultura organizacional & cultura nacional

·      Cultura organizacional: cultura voltada especificamente para a organização.

·      Cultura nacional: diz respeito a similaridades e diferenças entre os países.

Obs.: Pesquisas demonstram que a cultura nacional produz um impacto maior sobre os funcionários que a cultura de sua organização.

Origem e formação da cultura organizacional

Os fundadores de uma organização tradicionalmente exercem um impacto importante na cultura inicial da empresa. Eles possuem uma visão daquilo que a organização deve ser. Não são restringidos por costumes ou ideologias anteriores. O pequeno porte que normalmente caracteriza as novas organizações facilita ainda mais a imposição da visão dos fundadores a todos os membros da organização.

Transmissores da cultura organizacional

·      Histórico da organização.

·      Rituais organizacionais.

·      Símbolos materiais.

·      Linguagem organizacional.

Fatores de manutenção da cultura organizacional

·      Práticas de seleção.

·      Comportamento da alta administração.

·      Métodos de socialização organizacional.

Socialização organizacional

·      Representa o processo formal pelo qual uma pessoa passa a conhecer a cultura da organização na qual irá trabalhar.

·      Processo que adapta os funcionários à cultura da organização.

·      Pode se dar por intermédio de um passeio pela organização e seus departamentos ou pela exibição de um vídeo institucional, dentre outras formas e possibilidades para se transmitir a cultura predominante e muitas vezes desejadas dentro da organização.

Etapas para uma socialização organizacional

·      Pré-ingresso: etapa de aprendizagem que ocorre no processo de socialização antes

de um novo funcionário entrar para a organização (ex.: durante o processo de seleção).

·      Confronto: etapa no processo de socialização, na qual um novo funcionário percebe

como é realmente a organização e enfrenta a possibilidade de que as expectativas e a

realidade possam divergir (ex.: durante o período de experiência).

·      Metamorfose: etapa no processo de socialização, na qual o novo funcionário se

ajusta aos valores e normas de seu grupo de trabalho (ex.: ao longo de sua atuação

profissional).

 

Fator que provoca a necessidade de mudança da cultura organizacional

·      Culturas fortes, estáveis e permanentes podem caracterizar resistência as mudanças

ambientais, a qual pode inviabilizar a existência da própria organização.

·      Se uma dada cultura, no curso do tempo, torna-se inadequada a uma organização e

uma situação desfavorável para a administração, pode haver pouca coisa que a administração possa fazer para mudá-la, particularmente no curto prazo.

·      Mesmo sob as condições mais favoráveis as mudanças culturais, frente às constantes

e inesperadas mudanças ambientais, precisam ser calculadas em anos, não em semanas ou meses.

Condições favoráveis que facilitam a mudança cultural

·      Quando dá ocorrência de uma crise grave.

·      Quando dá rotatividade na liderança da organização.

·      Quando a organização é nova e/ou pequena.

·      Quando a cultura da organização é fraca.

Passos para uma mudança cultural

·      Realizar uma analise cultural para identificação de divergências entre a cultura

presente e a cultura desejada.

·      Esclarecimento aos funcionários, por parte da administração, com relação ao quanto

a sobrevivência da organização esta relacionada à necessidade de mudanças culturais.

·      Apresentar a nova visão e os novos padrões de comportamento desejados.

·      Apresentar rapidamente novas histórias, símbolos e rituais, para substituir aqueles

que eram anteriormente utilizados para transmitir aos funcionários os valores agora

desejados na organização.

·      Mudar os processos de seleção e socialização e os sistemas de avaliação e

recompensa, para apoiar os funcionários a esboçarem os novos valores perseguidos.

Situações que promovem ajuste cultural

·      Quando há fusões organizacionais (quando duas organizações ou mais se unem

constituindo uma terceira).

·      Quando há um joint-venture (quando duas organizações ou mais se unem em uma

atividade de risco).

·      Quando há uma aquisição (quando uma organização é adquirida por outra).

Clima organizacional

·      Representa a forma como uma pessoa ou grupo de pessoas sente e interpreta o

ambiente ao qual se encontram submetidos.

·      Varia de pessoa para pessoa.

·      Motiva ou desmotiva.

·      É influenciado pela cultura organizacional.

·      São percepções subjetivas e sentimentos quanto a determinadas propriedades

objetivas das organizações (hierarquia, salário, regulamentos, etc.).

·      Pode resultar em um comportamento de cooperação, indiferença ou hostilidade em

relação à administração e à organização.

·      Representa um elemento para tentar compreender se a organização e suas práticas

administrativas favorecem ou não o interesse e o rendimento das pessoas.

Grupos formais

São criados pela administração para atender necessidades operacionais da organização.

Grupos informais:

·      Corresponde a um conjunto de pessoas que se unem por motivos de interesses, amizade ou por compartilharem os mesmos valores.

·      Surgem de forma espontânea quando as pessoas convivem por certo tempo.

·      Influenciam o desempenho das pessoas que atuam nas organizações formais.

·      Surgem de necessidades pessoais de reconhecimento, filiação e estima.

·      Produzem uma identidade social àqueles que a eles pertencem.

·      Desempenham funções de ataque e defesa pessoal.

Elementos que constituem as organizações formais:

·      Objetivos.

·      Tecnologia.

·      Recursos.

·      Estrutura.

Elementos informais das organizações:

·      Atitudes.

·      Sentimentos.

·      Amizades.

·      Conflitos.

·      Valores e normas de conduta.

Possíveis influências das normas de conduta predominantes nas organizações:

·      Qualidade e quantidade da produção.

·      Disposição para colaborar ou não com a administração.

·      Comportamento ético.

·      Forma correta de se vestir.

·      “O horário em que as pessoas vão realmente trabalhar”.

_____________________________________________________________________________

Assista à entrevista com Anne Prado, gerente de RH da New Content. Neste vídeo ela diz em otimizar o tempo, organizar o espaço de trabalho, planejar o trabalho, são coisas que podem ser alcançadas a partir de um treinamento, pois exigem mudança de hábitos e de cultura.